Hírlevélcenter

A MediaCenter Támogató Dokumentumok wikiből

A HírlevélCenter

A hírlevélküldő egy olyan szolgáltatás, mely segít Önnek a kapcsolattartásban ügyfeleivel, vásárlóival. Fontos, hogy az információt, mellyel termékeit, szolgáltatásait népszerűsíti, eljuttathassa az azok iránt érdeklődőknek. Ennek jelenleg az egyik legelterjedtebb formája a hírlevél küldése. Rendszerünk lehetőséget nyújt címlistájának naprakészen tartására, növelésére, feliratkozó doboz létrehozására saját weboldalán. Hírleveleket hozhat létre, melyeket személyre szabhat, és akár saját nevén is szólíthatja ügyfeleit, ezzel növelve leveleinek megnyitási arányát. Statisztikát biztosítunk, hogy figyelemmel kísérhesse, hányan nézték meg leveleit, hányan kattintottak a levélben lévő linkre.

Fontos tudnivalók

Mielőtt belevágunk, mindenképp olvassuk el a következőket. Ha van már egy ügyfélkör, aki feliratkozott hírlevelünkre, akkor eljött a hírlevélküldés ideje. Ehhez először egy levelet kell szerkesztenünk. Vannak bizonyos aranyszabályok, melyeket minden esetben szem előtt kell tartanunk.

Az első és talán legfontosabb, hogy levelünk minden esetben olyan felhasználókhoz kerüljön, akik kérték. Ha ez nem teljesül, egyrészt illegális levélkiküldést hajtunk végre, - vagyis kéretlen leveleket küldünk - másrészt ha van olyan felhasználó, aki nem kérte a levelet és ezt be is jelenti, akkor leveleink a későbbiekben azoknak is a "SPAM" mappába érkeznek meg, akik kérték és kíváncsiak arra.

A második, ami gyakorlatilag minden mást tartalmaz, hogy levelünk megfeleljen a spamszűrő szerverek elvárásainak, vagyis legyen szabványos. Ha nem követjük ezeket az apró instrukciókat, levelünk nem fog eljutni a célközönséghez. Mindig figyeljünk a következőkre:

  • Mindig tartalmazzon szöveget hírlevelünk, ne csak kép(ek)et
  • Ne csak link(ek)et tartalmazzon a hírlevél
  • Soha ne illesszünk be képet forráskódként
  • Ne tartalmazzon / közvetítsen a tárgy
Csak nagybetűt
Gyógyszerneveket
Szexuális tartalmat
Kiemelkedő ajánlatra utaló szavakat
  • Mindig fel kell tüntetni a leiratkozásra való lehetőséget

további tippeket talál a Tippek, tanácsok szekcióban



A levélküldés folyamata

A következő leírásban végigvezetjük Önt a levélküldés folyamatán a három legfontosabb lépést követve, melyek a következők:

  • A levél szerkesztése
  • A címlista előkészítése
  • Levélküldés


Levél szerkesztése

5.jpg
A hírlevél szerketsztőfelülete

A levelek elkészítésére egy szövegszerkesztőhöz hasonló felületet használhatunk, melyet a Hírlevél menüpontban találunk, ha az Új levél menüre kattintunk. Figyelembe véve a korábban leírtakat, készítsük el levelünket.


A jobb oldalon található űrlapot fogja látni, ha levelet szeretnénk szerkeszteni. Ki kell töltenünk a levéllel kapcsolatos általános információkat. Megadhatjuk, hogy milyen feladó szerepeljen a kiküldött leveleken, milyen címre válaszolhatnak. Ha szeretnénk, csatolhatunk mellékletet levelünk mellé, akár többet is, viszont összesen 1 MB méretben. A megnyitás és átkattintás méréséről a statisztikáknál olvashat bővebben.

3.jpg
Felugró ablak a képek feltöltésénél

Ha képet szeretnénk beilleszteni, akkor használhatjuk ki a hírlevélcenterhez kapott tárhelyünket. Minden felhasználónak 50 Mb tárhely tartozik fiókjához, ide feltölthetik képeiket. Tehát az első lépés, hogy feltöltjük a fájlt, amit szeretnénk használni. Ehhez kattintsunk a "Kép feltöltése / Képgaléria" gombra (ami a jobb oldali képen látható a szerkesztő bal felső sarkában), ekkor egy felugró ablakban (bal oldali kép) láthatjuk a képek tárolására alkalmas tárhelyünket. Ha nem nyílt meg automatikusan az említett oldal, akkor engedélyezze a böngészőjében a felugró ablakokat a hirlevelcenter.eu oldalról. A "tallózás" gombra kattintva válasszuk ki a képet, melyet fel szeretnénk tölteni, majd kattintsunk a "Feltölt" gombra. Ezt követően a kép beillesztéséhez kattintsunk a képre, ami megjelent a felhasználói fiókhoz tartozó könyvtárban, majd másoljuk ki a linket a "Hivatkozás" mezőből.

7.jpg
Kép beillesztése
Menjünk most vissza a hírlevélcenter oldalára, ahol a szövegszerkesztőben korábban dolgoztunk. Keressük meg a kép beillesztése piktogramot és kattintsunk rá. A felugró ablakban az URL-hez illesszük be a képgalériából kimásolt kódot. A képet ezek után át tudjuk méretezni ha rákattintunk, annak sarkaiban megjelenő apró négyzetek segítségével.



Címlista előkészítése

6.jpg
Egy címlista címei
Ha rendelkezik címlistával, melyekre felhasználói feliratkoztak, akkor az első lépés ezeknek a felhasználóknak a rendszerbe importálása. Ezt többféle módon megtehetjük. Ha csak címekkel rendelkezik, akkor a leggyorsabb és legegyszerűbb megoldás ha létrehoz egy új címlistát és a címeket bemásolja. Ha például van egy listája egy excell fájlban, akkor csak ki kell jelölnie az e-mail címeket tartalmazó oszlopot és kimásolni annak tartalmát (Ctrl+C) és a bal oldali képen is látható címlista címei közé illeszteni (Ctrl+V).
8.jpg
A tárolt adatok hasznossága

A másik megoldás akkor hasznos, ha nem csak címeink, hanem a felhasználóink több adata is szerepel a listánkban. Ilyen lehet a név, lakóhely, születési év (ahogy a jobb oldali példa is mutatja). Nagyon fontos, hogy a lista minden esetben kövesse az első sor által definiált sorrendet, de minden esetben az első az e-mail cím. Jelen példánál maradva az első az e-mail a második a név, a harmadik a lakóhely a negyedik pedig a születési idő. A címlista adatait a levélben is használhatjuk, erről lentebb, A címlista adatainak felhasználása részben olvashat részletesebben.
A fájlnak tehát a következő formát kell követnie:
abc@email.hu;Tóth Gábor;Kecskemét;1982
def@email.hu;Kiss Áronné;Lapapuszta,1950
ghi@email.hu;Nagy Lajos;Mernye;1980
jkl@email.hu;Kósza Károly;Sárotajlaújhely;1945


Tehát ha megvan a fájl ami ezt a formátumot követi, akkor a címlista szerkesztés menüpontban kattintsunk az "Új címlista" menüpontra. Itt töltsük ki a nevet, mellyel megkülönböztetjük a címlistáinkat, majd a "tallózás" gombra kattintva keressük meg a fájlt, mely az adatokat tartalmazza, majd ha kiválasztottuk, kattintsunk az Import gombra. Ha minden megfelelően történt, kitöltöttük a név mezőt és a feltöltött fájl formátuma illeszkedett a fent megadotthoz, akkor a címlistánkat megtekintheti az "elmentett címlisták" menüpontban. Ha ide belép bármikor újra módosíthatja vagy törölheti már elmentett listáit.




A levélküldés

9.jpg
A levélküldés indítása
A postázás indításához ki kell választania azt a hírlevelet, melyet küldeni szeretne, illetve a címlistát, melyre küldeni szeretné a levelet. Ezeket a képen is látható legördülő menükből teheti meg. A hírlevél így csak arra a címlistára, illetve a címlistán található e-mail címekre fog továbbítódni, melyet választunk. Nagyon fontos, hogy a küldés idejére ne kapcsolja ki a böngészőjét!

A levélküldés folyamatosan zajlik, de a levelek szakaszosan kerülnek kiküldésre. Ez azt jelenti, hogy a rendszer a leveleket nem egyszerre küldi ki, hanem kisebb csoportokban, hogy minden levél megfelelően célba érjen, ha valami okból megszakadna a kiküldés, akkor a küldés megakadásához legközelebbi csoporttól folytathassa. Ezt a szakaszosságot nem lehet érzékelni ezért folyamatosnak tűnik a küldés, viszont a böngészőt nem kapcsolhatjuk ki amíg véget nem ér.



Egyéb hasznos funkciók

A levelek kiküldése után fontos a nyomon-követés, a kapott visszajelzések elemzése. Viszont ha nincs direkt visszajelzés, akkor a statisztika nyújt számunkra segítséget. Ahhoz, hogy többen tekintsék meg leveleinket, a megjelenésén túl a tartalom nagyon sokat számít. Amennyiben egy levél személyre szabott, nagyobb sikere lesz. Ezekről és néhány hasznos tippről olvashat ebben a szekcióban.



Statisztika

10.jpg
A levélküldés indítása

Ha levelünket kiküldtük akkor fontos, hogy kövessük őket, feldolgozzuk az eredményeket, melyekkel pontosíthatjuk hírleveleinket, szűkíthetjük címlistánkat arra a biztos csoportra, akik biztosan a hirdetett szolgáltatásunk után érdeklődik. Erre a statisztikák menüpontban van lehetősége. Megnézhetjük, hogy hányan nyitották meg a levelet, hány felhasználó kattintott a levélben található linkre, hány cím nem volt helyes, hányan iratkoztak le.

Ezek az információk minden esetben nagyon fontosak, mivel így megtisztíthatjuk listánkat a nem működő címektől, láthatjuk, hogy a felhasználók mennyire aktívabbak. Egy-egy hírlevélről megállapíthatjuk, hogy milyen sikert aratott, és a jövőben alkalmazhatjuk a jól bevált sémát. Ha valamelyik levél sikeresnek bizonyult, akkor bármikor újra megnyithatjuk, módosíthatjuk a "Postázás indítása" menüpont alatt. Itt találjuk az eddig kiküldött leveleinket, melyek bármikor újra kiküldhetőek.




A címlista adatainak felhasználása

8.jpg
Példa címlista
Ezeket az adatokat fel is tudjuk használni a levélküldés során. Egy hírlevélben sokat számíthat a megszólítás, ezzel a legelső mondatban megszólíthatjuk az olvasót, és ha a saját nevünket látjuk a megszólításban, valószínűbb, hogy elolvassuk a levelet. Ezt a címlistában található adatok beillesztésével oldhatjuk meg. Mivel minden levélben más és más adatok találhatóak, ezért a listában lévő helyük alapján azonosíthatjuk őket. Tehát a példánkban található "email";"név";"város";"születési idő" listát a következő módon használhatjuk:


A hírlevél eredeti tartalma


Kedves [MEZO1],
Ez egy teszt levél. Köszönjük, hogy [MEZO2] városából is jelentkeztek hírlevelünkre.

Üdvözlettel:
HírlevélCenter csapata

A hírlevél melyet megkap a felhasználó


Kedves Tóth Gábor,
Ez egy teszt levél. Köszönjük, hogy Kecskemét városából is jelentkeztek hírlevelünkre.

Üdvözlettel:
HírlevélCenter csapata


Láthatjuk, hogy minden sor más és más levelet fog eredményezni, minden felhasználó neki címzett levelet fog kapni. A felhasználók adatait külön sorokban kell elhelyeznünk. Az e-mail cím minden esetben az első helyen kell, hogy álljon, a többi mezőben bármilyen adatot el lehet helyezni. Ilyen lehet a név, telefonszám, vagy bármilyen olyan adat, melyet fontosnak tartunk a felhasználóról. Ezeket az adatokat a későbbiekben fel tudjuk használni a kiküldendő levél személyesítéséhez, beilleszthető a levélbe [MEZO1], [MEZO2], [MEZO3]... néven, ahogy azt a fenti példában is láthatjuk.



Tippek, tanácsok

Fontos, hogy a levelünk minden szempontból megfeleljen a mindenkori spamszűrő alkalmazásoknak. A spamszűrők működése nagyon egyszerű. Minden olyan hibára, melyet levelünkben talál, pontot ad, melyek ha meghaladnak egy bizonyos számot akkor a levél nemkívánatosnak minősül. A levél tartalma, a programkódja, karakterkódolása, a csatolmány, a linkek, mind-mind nagyon fontos elemei a hírlevélnek,de nem megfelelő, vagy túlzott használatukkal könnyen a kéretlen levelek közé kerülhet levelünk.

A következő dolgokra kell figyelnük:

1. A levelünk mindenképp tartalmazzon szöveget. Nem elég, ha csak egy képet illeteszünk be, mivel akkor maga a programkód csak egy hivatkozást tartalmaz, melyet a spamszűrők rendszerint rögtön a maximális pontszámmal értékelnek, levelünk nem jut el a célszemélyhez.
2. Mindenképp fontos a megfelelő tárgy. A tárgynak beszédesnek kell lennie, olyannak, ami egyből tudatosítja a felhasználóval, hogy a tőlünk kapott hírlevelet látja. Ne csupa nagybetűvel próbáljuk felhívni a figyelmet, mivel ez is súlyos pontokba kerül.
3. Kerüljük az általános kéretlen levelekre utaló szavakat, a gyógyszerek, potencianövelők ezek szinonímái, kényes terület, melytől jobb távol maradni.
4. Fontos, hogy a levél ne csak linkeket tartalmazzon, minél több a link és minél kevesebb a tartalom, a spamszűrő szoftvernek annál gyanúsabb a kapott levél, így növeljükaz esélyt, hogy a levelünk nem éri el a feliratkozottat.
5. A hírlevél ne tartalmazzon futtatható csatolmányt (exe, bat, com..) mivel automatikusan törlődik levelünk, még ponotszámot sem kap, visszapattanó levél sem érkezik. Ugyanez történik, mikor egy képet a levélbe kódolunk. Ezt úgy kell elképzelni, mintha egy képet dokumentumként nyitnánk meg. Lényegében a kép is egy szöveges állomány, csak a dekódolásakor egy grafikai program segítségével képet láthatunk. Egy képet is megnyithatunk, mint szöveg, és sok-sok ismeretlen karaktert látnánk. Ezt hívjuk forráskódnak. Ez nem keverendő össze a szerkesztőfelületen található forráskóddal. Ha készítünk egy levelet, majd erre a gombra kattintunk, akkor a saját levelünk forráskódját látjuk. Ebbe nem másolhatjuk bele a kép forráskódját, mivel a spamszűrő rögtön észreveszti, hogy több fajta forráskód keveredik, így a levelet törli.




Címlisták bővítése, szabályai

Minden esetben a megfelelő címlista elengedhetetlen. Ebben segít az integrált címgyűjtő, mellyel az oldalára látogatók feliratkozhatnak címlistájára. Fontos ismerni a jelenlegi törvényi szabályozásokat is, melyeket mindenképp olvasson el!



Integrált címgyűjtő

11.jpg
Az integrált címgyűjtő létrehozása
12.jpg
Az integrált címgyűjtő működés közben
A címlista szerkesztése menüpontban találjuk az "integrált címgyűjtő" almenüt, mely egy nagyon fontos segítség az ügyfélkör bővítésére. Létrehozhatunk olyan feliratkozó dobozokat, melyeket weboldalunkba építve az érdeklődők külön címlistákra iratkozhatnak fel. Az integrált címgyűjtők létrehozásának folyamata a következő:

1. Meg kell adnunk egy nevet, mely címgyűjtőnket azonosítja
2. Meg kell adnunk egy e-mail címet, melyet a rendszer a kapcsolattartásra használhat. Ez az e-mail cím jelenik meg a visszaigazoló, vagy leiratkozó leveleken
3. Amennyiben szeretné, megváltoztathatja a fel és leiratkozó email címét és tartalmát
4. Ki kell választania a címlistát, melybe szeretné hogy a feliratkozók kerüljenek
5. Weboldalához igazíthatja a címgyűjtő színeit
6. A generálás gombra kattintva kimásolhatja a kódot a mezőből, melyet a weboldalába építhet



Jelenleg hatályos törvények

A hírlevél küldő szolgáltatás azon ügyfeleink számára készült, akik speciálisan e célra kialakított egyszerűen használható rendszer segítségével kívánják kiküldeni hírleveleiket.

A szoftver rendeltetésszerű és problémamentes használatának alapfeltétele a hazai szabályozások figyelembe vétele, valamint ezek maradéktalanul történő betartása a hírlevelek kiküldése során.

A kéretlen reklámlevelek hazai szabályozása az alábbi törvényeken alapul:

  • Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII.
  • A gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény
  • Az elektronikus hírközlésről szóló 2003. évi C. törvény


A több esetben módosult 2001. évi CVIII. törvény (Ekertv.) egyértelműen megállapítja, hogy minden természetes személynek küldött elektronikus hirdetés úgynevezett opt-in rendszerben érkezhet, azaz a címzett előzetes hozzájárulása után. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy magánszemélynek küldött ún. „engedélykérő” e-mail is kéretlen levélküldésnek minősül. Céges e-mail címekre (például info@cegnev.hu cím esetében) küldött levélnél opt-out rendszer működik: csak akkor számít törvénysértőnek az üzenet, ha a címzett cég korábban már arra kérte a reklámozót, hogy ne küldjön a címre hirdetést tartalmazó levelet. A törvény rendelkezik arról is, hogy panasz esetén a Nemzeti Hírközlési Hatóság Hivatala az illetékes szerv, náluk lehet kéretlen elektronikus hirdetéssel kapcsolatos felügyeleti eljárást kezdeményezni. Emellett a Fogyasztóvédelmi Főfelügyelőség is indíthat reklámfelügyeleti, azaz a hirdetés tartalma miatti eljárást. A Nemzeti Hírközlési Hatóság Hivatala megtilthatja a jogsértő magatartás folytatását, illetőleg elektronikus kereskedelmi bírságot szabhat ki (a Fogyasztóvédelmi Főfelügyelőség szintén szabhat ki ezen felül bírságot az elkövetőre)

A hírlevélküldő szolgáltatás nem rendeltetésszerű, szabálysértő használata esetén, cégünk a hazai szabályozások értelmében közvetítő szolgáltatóként jogosult a jogsértő tevékenységet a szolgáltatás korlátozásával megszüntetni, illetve az ilyen jellegű magatartás a szerződés azonnali hatályú felmondását eredményezheti.

Forrás:
http://hu.spam.wikia.com/wiki/Spamt%C3%B6rv%C3%A9ny

Jogszabályok:
http://jab.complex.hu/doc.php?docid=WKHU-QJ-XML-000000A0800048TV&docdb=jog
http://jab.complex.hu/doc.php?docid=WKHU-QJ-XML-000000A0100108TV&docdb=jog&
http://jab.complex.hu/doc.php?docid=WKHU-QJ-XML-000000A0300100TV&docdb=jog