Bevezetés

A számlacenter innovatív, ingyenesen használható számlázó megoldás mikro-, kis- és középvállalatok számára. A program web böngészőben fut az Adobe Acrobat Reader kiegészítő segítségével, így működő internetkapcsolattal bármikor, bárhonnan használhatja!

A szolgáltatás legfontosabb jellemzői:

• Külön program telepítése nélkül bárhonnan használható.
• Gyorsan és egyszerűen használható
• Hatályos jogszabályoknak megfelel
• Korlátlan vevő, számla és számlatétel tárolására alkalmas
• Felhasználóbarát, AJAX alapú technológia
• Több felhasználó is használhatja azonos időben

Számlacenter számlázó program minden tekintetben megfelel a számlakibocsátás pillanatában hatályos jogszabályoknak. Megfelel a 35/1996. (XII.27.) PM rendelettel, 12/1997. (IV.18.) PM rendelettel, 8/1999. (III.5.) PM rendelettel, a 34/1999. (XII.26.) PM rendelettel, 8/2000. (II.16.) PM rendelettel és a 33/2000. (IX.21.) PM rendelettel módosított 24/1995. (XI.22.) PM rendelet előírásainak.

A programot a szamlacenter.hu weboldalon találja meg. A rendszer használatához gépére nem szükséges a programot telepítenie csak regisztrálnia kell a honlapon.

Regisztráció

A regisztrációt a főoldalon található „Regisztrálok!” gomb megnyomásával indíthatja el. Ahonnan a rendszer a következő oldalra ugrik.

Itt, ahogy a képen is látható, a Számla kiállító adatait kell megadni, illetve a bejelentkezéshez szükséges felhasználónevet és jelszót. Amennyiben a szükséges adatok kitöltése nem történt meg, úgy a rendszer nem engedi tovább lépni.
A „regisztrációs” gomb megnyomásával a rendszer egy aktiváló e-mailt küld a megadott e-mail címre. Az e-mailben szereplő „Aktiválás” linkre kattintva megerősítheti a regisztrációs szándékát, majd ezt követően már bejelentkezhet a megadott azonosító-jelszó párossal.

Bejelentkezés

A bejelentkezést követően a főoldal fogadja, ahol az utolsó sikeres bejelentkezés adatai láthatóak (például: 2011/05/26 15:30).

Ezen az oldalon különböző menüpontokat láthat, melyek segítségével navigálhat:

• Számla
• Karbantartás
• Lekérdezések
• Beállítások
• Info

A programból való kijelentkezés bal felső sarokban lévő „Kilépés” menüponttal történik.

Menü pontok használata

Info

Az „Info” menüpontban az alábbi információk szerepelnek:

• üzemeltető adatai
• előfizető info

Az üzemeltető adatainál megtekinthető a szoftver gyártó cég adatai ( név, cím, adószám, bankszámlaszáma, és e-mail elérhetősége.)
Az előfizető információnál tájékoztatást nyújt a szoftver, hogy mely változatot használja (ingyenes verzió vagy korlátlan verzió.)
Az ingyenes verzióban az alábbi korlátozások találhatóak:

• 50 db termék felvitele
• 50 db számla kiállítása
• terméktámogatás csak e-mailben

A korlátlan változat eléréséhez a szoftver teljes verzió aktiválása szükséges, melyet e-mailben ([1]) rendelhet meg.

Beállítások

 

A beállítások menüpontban az alábbi információk állnak rendelkezésére:

• Számla beállítások
• Új számlatömb nyitása

A fenti opciók a számla kiállításával kapcsolatos beállításokban segítenek. Megadhatja, hogy mekkora fizetési határidőt adjunk meg egy számla kiállítása után, illetve hány példány készüljön a számláról.

A számla kiállítását megelőzően számla tömb nyitása szükséges, melyet ezen menüpontban tehet meg.

Az aktuális számlatömb minden esetben a következő sorszámú számla sorszámát mutatja. Az új számlatömbnél megadható, hogy mely sorszámmal kezdődjön az új számlatömb. Az első részben tetszőleges legfeljebb 4 hosszúságú karaktersorozat adható meg. A következő mezőben megadott szám lesz az új számlatömb első sorszáma. Az utótag általában az évet jelöli.

 

Számla kiállítása

Az új számla kiállításához kattintson a „Számla -> Új számla” menüpontra, vagy a jobb oldalon található „új számla” felvitel feliratra. A számla kiállításához az alábbi képen látható űrlapot szükséges kitöltenie.

A „név” mezőnél a rendszer 3 karakter begépelése után a lenyíló mezőből a vevőt kiválasztva az összes hozzátartozó adatot kitölti. Ha nincs még az adatbázisban az adott vevő, akkor az itt megadott adatokat a rendszer automatikusan tárolja, azaz a vevők feltöltése a kiállított számlák alapján történik. Amennyiben a szükséges mezők a vevőnél hiányosan maradnak, úgy a rendszer a továbblépést nem engedélyezi.
A vevőkhöz automatikus kedvezmény rendelhető. Ha az alapértelmezett kedvezményt beállítja a vevő felvitelekor, akkor a számla készítésekor a program felkínálja az engedményt minden egyes tételre. A felajánlott kedvezmény módosítható és törölhető.
A tétel megnevezésnél szintén 3 karakter begépelése után, a lenyíló mezőből a tételt kiválasztva az összes hozzátartozó adatot kitölti. Ha nincs még az adatbázisban az adott tétel, akkor az itt megadott adatokat a rendszer automatikusan tárolja. Azaz a tételek feltöltése az új számla kiállításakor hozzáadódik az adatbázishoz.
A tételeket a „zöld plusz” ikon () megnyomásával adhatja a számlához. A „ceruzával” () ezeket módosíthatja, vagy az X gombbal () törölheti.
A számlán két helyen, tetszőleges hosszúságú megjegyzés fűzhető. Az egyik a számla felső részében, a tételek felett jelenik meg („Egyéb adatok”), míg a másik a tételek alatt („Megjegyzés”).
Az „egyéb adatok” részre kattintva begépelheti a kívánt szöveget, így az a számla felső részében jelenik meg. Amennyiben a szöveg ikonra () kattintva a korábban bevitt és lementett sablon beillesztésre van lehetőség (4.6 részben olvashatunk többet a sablon készítésről.), ekkor a számla alsó részében jelenik meg a szöveg.
Amikor kész a számla, úgy a „Számla előnézet” gomb megnyomásával ellenőrizheti a számla kiállítást követő formáját, majd a „Ment/nyomtatás” gomb segítségével rögzíti a számlát, illetve küldheti nyomtatásra a gépen beállított nyomtatóra.

Karbantartás

A „karbantartás” menüpontban az alábbi információk állnak rendelkezésre:

• Szállító adatai
• Jogosultságok
• Tételek módosítása
• Vevők módosítása
• Statikus adatok
• Számla szövegek

Szállító adatai

A regisztráció során megadott Szállítói adatokat ebben a menüpontban tudja módosítani. Az adatok módosítását a cég neve előtt látható „ceruza” ikon () kattintásával végezheti el.

Jogosultságok

A rendszerben három különböző típusú jogosultság osztható ki a felhasználók között:

• Szállító Admin,
• Pénzügyes,
• Számla Kiállító.

A jogosultságok menüpontban az „Új kiállító felvitele” gombra kattintva több felhasználót is beállíthat, emellett külön funkció, hogy IP korlátozást is megadhat. Amennyiben az IP mezőjében * szerepel úgy a számlakiállító minden IP címről elérheti a rendszert, illetve IP cím megadásával korlátozható, hogy csak adott helyről legyen elérhető a program.

A Pénzügyes és a Számla kiállító felhasználónál a menü pontokban elérhető információk korlátozása figyelhető meg.

• A Pénzügyes felhasználók a Karbantartás menünél, csak négy pont látható, hiányzik a Szállító adatai és a jogosultság almenü. Illetve a Beállítások menü eltűnt.

• A Számla kiállító ennél is jobban korlátozva van a menüpontokban. Itt csak a Számla, Lekérdezés és Info menüpontok láthatóak.

 

Tételek módosítása

A tételeket a rendszer a számla készítésekor elmenti egy adatbázisba, amennyiben az tétel még nem szerepelt eddig egy számlán sem. Továbbá lehetőség van ebben a menüpontban az „Új tétel felvitel” gomb megnyomásával kézzel is feltölteni az adatbázist. A számla készítésekor a számlán beállított tétel alapértelmezett mennyiségi egysége, áfa kulcsa a nettó egység ára és VTSZ/SZJ száma kerül mentésre. Ezen menüpontban a már korábban megadott és mentett tételek módosítására van lehetőség.

A módosításhoz a módosítani kívánt tétel előtt elhelyezett „ceruza” ikonra () kell kattintani. Az így kapott ablakban a korábban mentésre került adatok módosítására illetve a tétel törlésére is van lehetőség.

Vevők módosítása

A vevőket a rendszer szintén a számla készítésekor rögzíti egy adatbázisba, amennyiben az a vevő még nem szerepelt eddig egy számlán sem. Továbbá ebben a menüpontban az „Új vevő felvitel” gomb megnyomásával kézzel is feltölthető az adatbázis. A számla készítésekor a számlán megadott összes adat mentésre kerül. Ezen menüpontban a már korábban megadott és mentett vevők is megváltoztathatók.

A módosításhoz az adott vevő előtt elhelyezett „ceruza” ikonra () kell kattintani, majd a felugró ablakban a korábban mentésre került adatok tetszőlegesen módosíthatóak és törölhetőek. Továbbá ennél a menüpontnál található egy keresés funkció, mely segítségével a felvitt vevő nevére rákereshetünk. A keresőben megadott karaktersorozatnál az összes illeszkedést kiadja a rendszer. Tehát lehetőség van név részlet keresésre is.

Statikus adatok

A számla kiállítása során a rendszer alapértelmezetten felajánl bizonyos statikus adatokat (például: Áfa kulcs, fizetési mód), melyek igény szerint újabb adatokkal tovább bővíthetőek (lásd. alábbi képen.)

Számla szövegek

A számla készítésekor a számla végén megjegyzés adható meg. Lehetőség van már előre bevitt megjegyzés beszúrásához. Az előre bevitt megjegyzéseket ebben a menüpontban tudjuk elkészíteni, menteni, módosítani vagy törölni.

Lekérdezés

A lekérdezés menüpontban az alábbi információk állnak rendelkezésre:

• Számlalista
• Számlalista új ablakban

A két menüpont funkciói megegyeznek, ezért egy fejezetben mutatjuk be ezek működését.
A korábban elkészített számlák lekérdezésére szolgál az alábbi menüpont, melyben szűréseket végezhetünk, vagyis olyan feltételeket adhatunk meg, amelyek a listában felsorolt tételeket leszűkítik.

 

A táblázatban látható az eddig kiállított összes számla. A számlák különböző színjelölést kapnak:

• A már fizetett számla színe sárga.
• Nem fizetett számla a piros jelölést kapja.
• A sztornó számlát a halványsárga szín képviseli.

A lekérdezés során látható a számla sorszáma, a számla kelte, fizetési határideje, a vevő neve, a fizetendő összeg, fizetés módja, illetve a már fizetett számláknál, a fizetés ideje.
A módosítás sorába egyéb információk kerülnek a számlával kapcsolatosan, abban az esetben, ha valami változás történt vele (sztornózott, sztornó, helyesbítő).
A listánál minden egyes számla előtt látható egy piros pont (). Erre kattintva különböző funkciók jelennek meg az adott számláról:

• Megtekinthető a számla teljes nézetben.
• Számlatörténetben látható a számla kiállításának ideje, a fizetés ideje, illetve a sztornózás dátuma.
• A számlát, ha nem fizették itt a fizetve gombra kattintva, fizetettre állíthatja át .
• Sztornózhatja
• Készíthet egy másolatot, amely során új számla jön létre.
• Helyesbíthet
• Megjegyzést fűzhet a számlához. Amennyiben már tartozik megjegyzés a számlához, akkor a számla előtt látható bogyó zöld színűre változik, melyet újabb bejegyzés beszúrásával felülírhat. Vagy üres bejegyzés beszúrásával törölhet.

 

A számlák listázásánál különböző szűrési feltételeket adhat meg.

• Megadott időpont között kiállított számlákat, mely a dátumhatár funkcióval állítható be.
• Fizetett, nem fizetett állapotra (ezen belül szintén megadható egy dátumhatár).
• Kiszűrheti a sztornó és nem sztornó számlákat.
• Pénznemre

Az adott szűrésekhez a megadott funkció ellőtt található jelölő négyzetbe () kell kattintani, hogy életbe lépjen a szűrési feltétel. Ezeket a szűrési feltételeket időrendbe állíthatja.
A szűrési feltételek mellett külön keresési funkcióval is rendelkezik a rendszer. A legördülő menüre () kattintva rákereshet az ügyfél nevére, a számla sorszámra illetve a számlán szereplő tételre. A keresésnél a megadott részletekre is kereshet, így a megadott karaktersorozatra összes illeszkedést kiadja a rendszer.
Amennyiben a lista több oldalas, úgy lehetőség van lapozásra (). A legördülő menüben kiválaszthatja, mely oldalra szeretne navigálni.
A szűrő feltételek végén a megadott listát exportálhatja CSV formátumba, ehhez az Excel ikonra () kell kattintani.
Amennyiben a megadott számla listát nyomtatni szeretné, azt a nyomtató ikon () kattintásával megteheti.
A leszűkített listára számlaösszegzést is tehet, melyhez a summa () jelre kattintva megkapja a Nettó, Bruttó és az Áfa összesítést.

Egyéb forrás, támogatás

Ezen dokumentáció az aktuálisan elérhető legfrissebb változat.

Amennyiben a dokumentációban nem talál választ a kérdésére, úgy ezt a info@szamlacenter.hu e-mail címre küldött levelében teheti fel.

Egyéb elérhetőség:
http://www.mediacenter.hu/ugyf.php